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Actualités Archives
Le décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 a réformé le régime juridique applicable à la tenue des registres pour en assurer une bonne conservation.
Les champs d’applications sont les suivants :
Les types de documents concernés
- les délibérations
- les décisions prises par le maire par délégation du Conseil municipal
- les arrêtés
- les actes de publication et de notification pris par le maire.
Uniquement les documents originaux
Il n’est donc pas nécessaire de relier les exemplaires des documents qui sont retournés à la collectivité par le service du contrôle de la légalité de la Préfecture.
Actes inscrits sur un registre coté et paraphé par le Maire
Le maire peut déléguer cette action (art R 2122-8 du CGCT). Il est recommandé de numéroter les feuillets à l’angle supérieur droit. Les feuillets peuvent être imprimer au recto/verso ou seulement au recto. Dans ce dernier cas, un trait en diagonale doit être apposé sur le verso.
Emploi de papier permanent
(norme ISO 9706-1999) et d’encre stable et neutre (norme ISO 11798-1997).
Papier de couleur blanche, format A4 ou A3 recommandés. Aujourd’hui, la majorité des fournisseurs propose des papiers répondant à cette qualité. Cette certification se matérialise par l’emploi du symbole mathématique de l’infini entouré d’un cercle placé au dessus du numéro de la norme.
Encre de couleur noire.
L’usage d’une imprimante laser noir et blanc est recommandé, toutefois l’utilisation d’une imprimante à jet d’encre reste tolérée, en revanche l’utilisation d’un photocopieur est interdite.
La reliure des registres est obligatoire
La reliure des différents registres est obligatoire avec les mêmes caractéristiques techniques que celles de l’Etat civil.. Elle doit être effectuée au plus tard à la fin de l’année. Toutefois, il est accepté pour les communes de – de 1000 h d’effectuer la reliure dans un délai maximal de 5 ans.
Il est conseillé d’utiliser un volume de 100-200 feuillets pour le format A3 et de 150 à 200 feuillets pour le format A4.
La reliure impose la présence de marge minimum de 30 mm à gauche de chaque feuillet, ceci afin d’éviter tous textes cachés lors de la reliure.
En attente de reliure, les feuillets mobiles doivent être précieusement conservés et l’accès limité aux seules personnes habilitées.
NB : Dans l’attente de reliure, l’utilisation d’agrafes, de pochettes plastiques, de spirales (et donc de perforation) pour la conservation des actes est interdit. Il est aussi préconisé que les pièces annexes des délibérations seront classées en dehors du registre dans des dossiers ad hoc, par exemple dans les dossiers de séance.
Registre de délibération
Chaque registre de délibération doit comporter une table par date et par objet des délibérations intervenues
Cette table sera éditée à partir du tableur Excel que chaque service aura conçu pour la gestion courante de ces actes.
Textes de référence
- Décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales.
- Circulaire IOCB 1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements.
- Note d’information DGP/SIAF/2010/023 du 15 décembre 2010